Iedereen dacht dat iemand anders het deed.

𝗜𝗲𝗱𝗲𝗿𝗲𝗲𝗻 𝗱𝗮𝗰𝗵𝘁 𝗱𝗮𝘁 𝗶𝗲𝗺𝗮𝗻𝗱 𝗮𝗻𝗱𝗲𝗿𝘀 𝗵𝗲𝘁 𝗱𝗲𝗲𝗱.

Je kent het wel: er gaat iets mis, je zoekt uit hoe het kon gebeuren, en je vindt geen eenduidige verantwoordelijke. Je vindt een gat. Drie mensen dachten alle drie dat iemand anders het deed.

Dat is geen slordigheid. Dat is een ontbrekende structuur.

Wat ik dan doe, en het is minder ingewikkeld dan het klinkt:

1.  𝗛𝗲𝘁 𝗵𝗼𝗼𝗳𝗱𝗽𝗿𝗼𝗰𝗲𝘀 𝗼𝗽 𝟭 𝗯𝗹𝗮𝗱. Van klantvraag tot levering. Als dat niet op één blad past, is dát al de eerste bevinding.

2.  𝗣𝗲𝗿 𝘀𝘁𝗮𝗽: 𝘄𝗶𝗲 𝗶𝘀 𝗲𝗶𝗴𝗲𝗻𝗮𝗮𝗿? Eén naam. Niet twee, niet een afdeling. Eén.

3.  𝗗𝗲 𝗼𝘃𝗲𝗿𝗱𝗿𝗮𝗰𝗵𝘁𝗲𝗻 𝘀𝗰𝗵𝗲𝗿𝗽𝘀𝘁𝗲𝗹𝗹𝗲𝗻. Daar gaat het mis, bijna nooit binnen een afdeling. Wat levert A precies aan B, wanneer, en hoe weet B dat het klaar is?

4.  𝗭𝗶𝗰𝗵𝘁𝗯𝗮𝗮𝗿 𝗺𝗮𝗸𝗲𝗻 𝘃𝗼𝗼𝗿 𝗶𝗲𝗱𝗲𝗿𝗲𝗲𝗻. Een structuur in de la is geen structuur.

Bij een familiebedrijf in het zuiden van Limburg leverde dit een organigram met heldere verantwoordelijkheden op en een kennismatrix. Het mooiste eraan was niet het document. Het was dat de discussies over "dat is niet mijn taak" gewoon ophielden.

Structuur klinkt koud, en veel mensen zijn er huiverig voor. In de praktijk doet ze het omgekeerde: ze geeft rust. Wie weet waar hij aan toe is, hoeft zich niet meer in te dekken.

Tool: structuur

Kennis: Business Process Management, rollen & verantwoordelijkheden

Zou jij vandaag per processtap één eigenaar kunnen aanwijzen?