Het gebeurt nog zo vaak, ook onder druk van sociale partners, dat er ellenlange functieomschrijvingen met bijhorende taken worden geschreven om een job te definiëren. Een bedrijf groeit en dus ook de job en dus ook de bijhorende taken. Ik hou veel meer van het omschrijven van een duidelijke rol met bijhorende verantwoordelijkheden.
Om het even welke rol je omschrijft, of het nu gaat om een medewerker boekhouding, een machineoperator van een inpaklijn, een HR manager of een tuinman, maak duidelijk in een lijst met korte heldere zinnen wat je van deze rol verwacht. Schrijf niet voor de tuinman dat elk stukje onkruid zorgvuldig dient verwijderd te worden maar schrijf bijvoorbeeld: “De tuin dient er mooi en verzorgd uit te zien (met desnoods een plan van wat de tuin allemaal omhelst).”
Natuurlijk zul je nu zeggen dat dit te vaag is. Wat is mooi en verzorgd? En gelijk heb je maar dit vang je onmogelijk in een gedetailleerde omschrijving. Mijn ervaring leert me dat het sleutelwoord opvolging is. Opvolging d.m.v. een feedbackgesprek (zie artikel hierover).
Ik zie heel veel bedrijven waar iedereen het zo druk heeft dat een opvolging, bijsturing en dus ondersteuning van medewerkers, niet gebeurt. Dit is ontegensprekelijk noodzakelijk. Iedereen heeft recht op leiding. Hier wordt veel te weinig mee gedaan. Hoe kunnen mensen hun job goed uitvoeren als het niet duidelijk is wat van hen wordt verwacht en als we ze niet opleiden en bijsturen? Mijn ervaring is dat 90 tot 95% van alle medewerkers die ik tot nu toe ben tegengekomen, het echt wel goed wil doen. Dit wil zeker niet zeggen dat zij hun job ook goed uitvoeren, maar daar heb je een leidinggevende voor als ook deze hier voldoende tijd voor krijgt.
Met het voorbeeld hierboven spreek je ook duidelijk af dat de verwachtingen van de rol ook meteen de verantwoordelijkheid is van deze medewerker. Dit wil zeggen dat jij als leidinggevende niet verantwoordelijk bent maar accountable (aansprakelijk). Gedraag je dan ook zo en geef jouw medewerker voldoende ruimte en ondersteuning (hangt ook af van de medewerker) om zijn job prima uit te voeren. Laat ook ruimte voor fouten want daar leren we het meeste van. Als er dan een fout gebeurt, grijp dan terug naar het tool “Feedbackgesprekken” (zie artikel hierover).
Prikkel hem of haar met de vraag: “Hoe zou jij nu zeker weten dat in de ogen van andere medewerkers, klanten of bezoekers, de tuin er mooi en verzorgd uitziet?” Ideaal zou zijn dat we hier KPI’s aan koppelen, eenvoudig en transparant met een minimum aan werk en een maximum aan doeltreffendheid.
Dit zijn makkelijk verteerbare artikels die je als leidinggevende snel in de praktijk kunt brengen. Het levert jou meer welzijn en productiviteit op. Ook de relatie met jouw medewerkers wordt veel beter omdat hij of zij ondersteuning ervaart en omdat jij als leidinggevende betere resultaten haalt.
Wil je hier meer over weten, geef me dan een seintje.
Met intense groet, Jo
