Hoe kun je je medewerkers op een positieve manier bijsturen naar het resultaat wat jij wilt? Hoe pak ik dit aan en wat zijn belangrijke aandachtspunten? Welke voordelen brengt dit met zich mee?
In mijn rollen als leidinggevende ben ik op een gegeven moment gaan nadenken over hoe ik het best mijn mensen aanstuur.
Het resultaat hiervan was een eenvoudige excel waar ik bijhield wie ik wanneer en waarom had gesproken en wat de afspraken waren. Waarom een digitale lijst? Ik wil niet graag alles moeten onthouden wat dat is volgens mij onmogelijk en ik wil ook niet dat er gesprekken gevoerd worden waar er door tijdsgebrek niets mee gedaan wordt.
Uit ervaring heb ik geleerd dat zowel mijn eigen gemoedstoestand alsook de specifieke vragen heel erg belangrijk waren. Ook de naam van het gesprek is belangrijk.
Feedbackgesprek: Dit is een formeel gesprek tussen een werknemer en een leidinggevende waarin een bepaalde situatie wordt besproken.
Verschillende soorten feedbackgesprekken:
1. Een positief gesprek (spreekt voor zich)
2. Een informerend gesprek (een formele briefing met meerdere betrokkenen)
3. Een opbouwend gesprek (een ongewenste situatie)
4. Een corrigerend gesprek (een ongewenste situatie)
5. Een eerste officiële waarschuwing (een ongewenste situatie)
6. Een tweede officiële waarschuwing (een ongewenste situatie)
7. Het beëindigen van de samenwerking (een ongewenste situatie)
De praktijk wijst uit dat ik zelf nog niet verder ben moeten gaan dan een corrigerend gesprek. Een ongewenst voorval begint altijd met een opbouwend gesprek, een volgend vergelijkbaar voorval met dezelfde persoon leidt tot een corrigerend gesprek.
Een feedbackgesprek voer je zo snel mogelijk na de feiten en zonder emotie. Je informeert de betrokkene dat je een formeel gesprek gaat voeren en vernoemd ook het soort gesprek. Je laat de betrokkene mee volgen wat je noteert en je stelt de volgende eerste vraag: “Ik heb geobserveerd dat … of ik heb gehoord dat … .” De neutraliteit van de vraag is extreem belangrijk. De volgende vraag is: “Ik verwacht dat … .” Hier willen we zeker niet in detail gaan maar een verantwoordelijkheid aanspreken.
Vervolgens vraag je om een reactie van de betrokkene waar je zorgvuldig naar luistert en waar je dan kunt communiceren in functie van het verwachte doel, in alle rust en zonder oordeel. Denk ook aan de 5-why techniek (zie artikel hierover). We zijn niet op zoek naar wie iets fout heeft gedaan maar naar wat er is gebeurt om daarvan te leren. Vervolgens maak je afspraken over wie wat wanneer dient te doen om deze situatie te vermijden. Belangrijk is om dit op te volgen. Houd het ook eenvoudig. Sluit ook af met de vraag hoe de betrokkene dit gesprek heeft ervaren en doe hier iets mee.
Waarom is dit nu gigantisch doeltreffend?
- De betrokkene ervaart dat er zonder oordeel gezocht wordt naar de bronoorzaak van een ongewenste situatie.
- De persoon ervaart het opbouwend karakter van het gesprek.
- Hij of zij gaat zijn collega’s informeren over het gesprek.
- Bij opvolging door de leidinggevende zorg je opnieuw voor een positieve trigger.
- Je zet dit tool ook in bij een volgende evaluatie.
Dit tooltje bied je de mogelijkheid aan om op een eenvoudige maar doeltreffende manier jouw mensen aan te sturen. Als je de spelregels volgt garandeer ik een positieve uitkomst. De enige vereiste is dat je hier voldoende tijd voor neemt.
Wil je hier meer over weten of heb je graag mijn template van een feedbackgesprek, geef me dan een seintje.
Met intense groet, Jo
